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Logística / Gestión de flota Primeras 6 semanas

Operador logístico con flota grande

De procesar PDFs masivos a envío automático de pólizas para una flota grande

Este caso es un operador de flota que pasó de procesar pólizas de seguro una por una, a un sistema que lee el PDF masivo, identifica cada vehículo y prepara la póliza correcta para el contacto correcto, con revisión humana antes de cada envío.

Grabado de una clasificadora mecánica ordenando pólizas y legajos de flota en paquetes separados
Resumen

Este caso es un operador de flota que pasó de procesar pólizas de seguro una por una, a un sistema que lee el PDF masivo, identifica cada vehículo y prepara la póliza correcta para el contacto correcto, con revisión humana antes de cada envío.

Flota grande pólizas individuales por vehículo
PDF masivo procesado automáticamente
Ciclo mensual con revisión humana antes del envío
El contexto

Qué estaba bloqueando la operación

Imaginá que cada mes, una persona clave de operaciones tiene que abrir un PDF masivo, separar póliza por póliza y enviar cada documento al contacto correcto de cada empresa cliente.

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La situación antes

Imaginá que cada mes, una persona clave de operaciones tiene que abrir un PDF masivo, separar póliza por póliza y enviar cada documento al contacto correcto de cada empresa cliente.

01Pólizas individuales por vehículo manejadas en Excel, con patentes, contactos y fechas de vencimiento rastreadas a mano.

02El portal de la aseguradora principal forzaba una descarga única de un PDF masivo con todas las tarjetas de seguro, sin búsqueda por vehículo individual.

03El portal tenía disponibilidad y tiempos de publicación limitados, dejando poco margen de maniobra.

04Múltiples destinatarios por empresa — cada compañía cliente tenía distintos emails, con dos jefes siempre en copia, coordinados de forma ad-hoc con los gerentes de logística.

05Distintos requisitos por sitio — petróleo y minería exigían no solo la tarjeta de seguro, sino también comprobante de pago, frente de póliza y certificado de cobertura.

06Riesgo material directo: si la póliza no llegaba a tiempo, el vehículo podía ser retenido en el sitio — o peor, impedido de entrar.

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Timeline

Nos sentamos con el operador y mapeamos el flujo completo: desde la descarga del PDF hasta el envío del último email con la póliza adjunta.

Semana 1

Discovery y mapeo del proceso

Nos sentamos con el operador y mapeamos el flujo completo: desde la descarga del PDF hasta el envío del último email con la póliza adjunta.

  • Identificamos los dos flujos distintos por aseguradora (PDF consolidado vs. portal individual).
  • Mapeamos la base de contactos por empresa, los emails de copia, y los requisitos documentales por tipo de sitio.
  • Definimos el alcance del prototipo: subir PDF → identificar patentes → cruzar con contactos → preparar envíos → revisión humana → envío.
Semana 2-3

Prototipo funcional

Construimos el agente que procesa el PDF maestro:

  • Extracción automática de patentes/dominios de cada página del PDF.
  • Cruce con la base de contactos (Excel) para asignar destinatario correcto.
  • Recorte automático de las páginas correspondientes a cada vehículo.
  • Vista previa de cada envío antes de confirmar — el operador revisa, no la máquina.
Semana 4-5

Iteración y expansión

Con el flujo principal funcionando:

  • Ajustamos el manejo de PDFs de la segunda aseguradora (formato distinto).
  • Agregamos extracción automática de fechas de vencimiento para alertas de renovación.
  • Diseñamos la base de datos de contactos, historial de pólizas y log de envíos auditables.
  • Propusimos eliminar los spreadsheets y reemplazarlos por una app conectada a una carpeta documental controlada.
Semana 6

Período de revisión manual

Antes de automatizar completamente, corrimos un período de 1-2 semanas donde el operador revisaba cada envío generado por el sistema.

  • Validación contra casos reales de renovación.
  • Ajuste de reglas de matching para patentes con errores de carga.
  • Configuración de frecuencia de envío (mensual, quincenal, según la aseguradora).
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Lo que encontramos al entrar

Pólizas individuales Flota grande
Páginas por PDF maestro PDF masivo
Aseguradoras 2+ (con formatos distintos de PDF)
CRM o sistema centralizado Ninguno — Excel como fuente de verdad
Alertas de vencimiento Manuales
Historial auditable de envíos Pendiente de centralizar

Hallazgos

  • El proceso de renovación mensual absorbía a una persona clave de operaciones durante el ciclo de pólizas.
  • La aseguradora secundaria enviaba PDFs en formato distinto al de la principal, requiriendo un flujo separado.
  • Errores en las patentes del Excel rompían el envío de pólizas.
  • El sistema de gestión de flota existente (para logística) era lento, generaba registros duplicados y tenía baja confiabilidad.
  • El historial de unidades todavía no estaba centralizado — daños, reparaciones, estado.
  • Los tiempos de respuesta ante vencimientos eran extremadamente acotados; un sistema de alertas era crítico.
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Lo que shipeamos

Agente que toma un PDF masivo y lo descompone en pólizas individuales por vehículo.

Procesador de PDFs masivos

Agente que toma un PDF masivo y lo descompone en pólizas individuales por vehículo.

  • Identificación automática de patentes/dominios dentro del PDF.
  • Recorte inteligente (1-3 páginas por vehículo, según el tipo de póliza).
  • Manejo de formatos distintos por aseguradora.
  • Fallback de carga manual para PDFs con formato no estándar.

Motor de matching y envío

Sistema que cruza cada póliza con el contacto correcto y prepara el email.

  • Cruce patente → empresa → contacto(s) → email con CC a supervisores.
  • Vista previa completa antes de cada envío (destinatarios, adjunto, asunto).
  • Log auditable de cada envío (fecha, hora, destinatario, póliza adjunta).
  • Configuración de CC y requisitos documentales por sitio (petróleo, minería, general).

Base de datos de contactos y pólizas

Reemplazo del Excel por un sistema con historial.

  • Base de contactos por empresa con agrupamiento por compañía.
  • Historial de pólizas por vehículo (vigente, vencida, renovada).
  • Extracción automática de fechas de vencimiento para alertas proactivas.
  • Preview de PDF por vehículo sin necesidad de abrir el documento maestro.

Formación y transfer de ownership

No se trataba solo de automatizar — se trataba de que el equipo pudiera pensar en procesos.

  • Sesiones de discovery guiadas para que el operador identificara los próximos procesos a automatizar.
  • Propuesta de formación: enseñar a pensar procesos y hacer discovery, no operar como caja negra.
  • El operador lo tomó como crecimiento personal: "una experiencia personal también."
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Impacto visible

El ciclo de renovación del día 23 dejó de bloquear al equipo. Lo que antes consumía días enteros de una persona ahora se resuelve en minutos de revisión.

Capacidad operativa recuperada

El ciclo de renovación del día 23 dejó de bloquear al equipo. Lo que antes consumía días enteros de una persona ahora se resuelve en minutos de revisión.

Tiempo por ciclo de renovaciónDías enterosPólizas procesadas por cicloFlota grande (manual)Errores por patente mal cargadaFrecuentes, sin detección
  • La persona de operaciones volvió a atender siniestros y otras tareas de valor.
  • El riesgo de vehículos retenidos por póliza faltante se redujo a prácticamente cero.
  • El proceso dejó de depender de una sola persona — cualquiera con acceso puede revisar y enviar.

Trazabilidad y control

Por primera vez, el operador tiene un historial auditable de qué se envió, cuándo y a quién.

Historial de envíosPendiente de centralizarAlertas de vencimientoManuales (si no se olvidaban)Base de contactosExcel disperso
  • Los supervisores pueden verificar que cada empresa recibió su documentación completa.
  • Las alertas de vencimiento previenen la situación de "publicación el día exacto" que dejaba cero margen.
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Por qué este caso importa

El operador revisa cada envío antes de que salga. La máquina hace el trabajo pesado — recortar, cruzar, preparar — pero la decisión final es tuya. Eso es lo que genera confianza en un proceso donde un error significa un vehículo retenido.

Automatización con revisión humana, no reemplazo

El operador revisa cada envío antes de que salga. La máquina hace el trabajo pesado — recortar, cruzar, preparar — pero la decisión final es tuya. Eso es lo que genera confianza en un proceso donde un error significa un vehículo retenido.

Trabajamos sobre el sistema real, no sobre un sandbox

No pedimos acceso a un entorno de prueba. Trabajamos con los PDFs reales de las aseguradoras, las patentes reales del Excel y los contactos reales de las empresas. El prototipo procesó datos de producción desde la segunda semana.

El primer proceso abre los siguientes

Una vez que el operador vio que el proceso de pólizas funcionaba, inmediatamente empezó a pensar en los próximos: historial de unidades, siniestros, facturación. La respuesta fue: "si tenemos la data, hacemos cualquier cosa con eso."

Formación, no dependencia

No construimos una caja negra. El operador participó del discovery, entendió la lógica, y hoy puede proponer nuevos procesos con un vocabulario que no tenía hace 6 semanas.

Lo que viene

  • Completar la integración con la segunda aseguradora y estabilizar el flujo de PDFs no estándar.
  • Lanzar la app de historial de unidades (daños, reparaciones, estado) para reemplazar el tracking manual.
  • Automatizar el proceso de facturación diaria y recepción de vehículos.
  • Expandir el sistema a la franquicia del mismo grupo (otro operador, misma lógica, distintos contactos).
  • Agrupar suficientes procesos (objetivo: 4) para justificar el engagement como retainer mensual.